Tại Sao Doanh Nghiệp Outsource? Lợi ích & Lưu ý khi Outsource - Lotus QA - Leading IT Outsourcing Company In Vietnam

Thuê ngoài (outsourcing) là hình thức sử dụng dịch vụ bên ngoài để thực hiện các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, thường là các hoạt động không cốt lõi hoặc các hoạt động nằm ngoài chuyên môn hiện tại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài toàn bộ dự án, thuê ngoài một phần, hoặc thuê nhân viên từ nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định.

Để biết Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn outsourcing và Cách outsource hiệu quả, bài viết sẽ nói về:

Lợi ích của việc outsourcing
Những lĩnh vực có xu hướng outsource cao nhất
Yêu cầu cần thiết để outsource thành công

Thống kê lợi nhuận trong thị trường BPO toàn cầu giai đoạn 2016-2025

Tại sao doanh nghiệp outsource – 3 lợi ích cốt lõi của việc outsourcing

1. Outsourcing giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh

Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp thể hiện ở khả năng tạo ra sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao với chi phí thấp hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài là một trong những lựa chọn hoàn hảo để đảm bảo các yếu tố đó, cụ thể:

#1: Tăng chất lượng sản phẩm

Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp có được nguồn lao động chất lượng cao và quy trình hiệu quả cho sản phẩm/dịch vụ của mình.

Đặc biệt, với những ngành đặc thù, chẳng hạn như Công nghệ thông tin, việc thuê ngoài để tận dụng nguồn nhân lực high-tech là rất cần thiết để doanh nghiệp bắt kịp với các xu hướng công nghệ mới nhất nhằm nâng cao chất lượng và giảm thiểu các rủi ro cho doanh nghiệp.

#2: Giảm chi phí

Các chi phí cho tuyển dụng, lao động, quản lý, cơ sở vật chất sẽ được giảm thiểu thông qua việc thuê ngoài. Trung bình, doanh nghiệp tiết kiệm được 15% chi phí khi outsource. Đồng thời, Deloitte 2020 Global Outsourcing Survey đã chỉ ra rằng 70% doanh nghiệp thuê ngoài vì lợi ích cắt giảm chi phí.

#3: Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường

Khi outsource, doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn lực mạnh mẽ của các công ty cung cấp dịch vụ gia công quy trình kinh doanh, từ đó tăng khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ của mình để đi trước đối thủ và đáp ứng nhiều hơn nhu cầu của thị trường, hoặc chỉ đơn giản là giảm sự chờ đợi và tăng sự hài lòng của khách hàng.

2. Outsourcing tăng khả năng mở rộng của doanh nghiệp

Một lợi ích khác của outsourcing là giúp doanh nghiệp “chạm” tới nhiều quy trình hơn và tạo điều kiện mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc. Đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế, việc thuê ngoài giúp công ty thực hiện nhiều hoạt động để mở rộng kinh doanh nhưng đang gần như không thể với nguồn lực nội bộ hiện có.

Ví dụ: Một công ty về sản phẩm game truyền thống đang đứng trước cuộc đổ bộ của game NFT thuộc công nghệ mới nổi blockchain. Thay vì tuyển dụng mới và đào tạo, công ty này có thể thuê ngoài phát triển dòng game NFT mới (mở rộng theo chiều ngang) hoặc phát triển thêm tính năng NFT cho các game hiện tại (mở rộng theo chiều dọc) để theo kịp xu hướng và mang về lợi nhuận kinh doanh vượt trội trong thời gian ngắn.

3. Outsourcing giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tốt hơn

Một lợi thế rõ ràng khác khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài là sự tập trung nguồn lực vào các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi. Nguồn lực này bao gồm tâm trí, sức lao động và các tài sản khác của doanh nghiệp. Việc loại bỏ mối lo về các hoạt động không thiết yếu hoặc các quy trình cần thiết nhưng vượt quá khả năng sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục điểm yếu, tập trung vào các lợi thế sẵn có và vận hành hiệu quả hơn.

4 Lĩnh Vực Có Xu Hướng Thuê Ngoài Cao Nhất

Top 4 lĩnh vực có xu hướng thuê ngoài cao nhất

1. IT

Công nghệ thông tin luôn nằm trong danh sách các chức năng outsource nhiều nhất trên thế giới. Với đặc thù là một ngành yêu cầu hàm lượng chất xám cao cùng tốc độ thay đổi nhanh, việc thuê ngoài giúp các công ty CNTT có được nguồn nhân lực đạt chuẩn, giải quyết vấn đề thiếu nhân sự giữa cuộc chiến nhân tài công nghệ và bắt kịp với các xu hướng công nghệ mới nhất.

Ngoài ra, việc phát triển ra nước ngoài – Offshore Development Center (ODC) – là một chiến lược hiệu quả giúp doanh nghiệp CNTT tận dụng lợi thế giá cả về địa lý và giảm chi phí phát triển sản phẩm. Danh sách các nước hàng đầu cho dịch vụ ODC bao gồm: Việt Nam, Ấn Độ, Trung Quốc, Philippines, Belarus…

2. Tài chính

Thuê ngoài trong lĩnh vực tài chính là một chiến lược phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ cũng như các quỹ đầu tư, tiêu biểu nhất là thuê ngoài kế toán.

Doanh nghiệp có thể outsource phần lập sổ sách và quản lý chứng từ, hoặc là toàn bộ chức năng của phòng kế toán. Đối với quỹ đầu tư, việc outsource còn có thể bao gồm các hoạt động tính toán giá trị tài sản ròng và cập nhật giá trị danh mục đầu tư của các nhà đầu tư hàng ngày.

3. Bảng lương (Payroll)

Thuê ngoài dịch vụ tính lương là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quy trình tính lương không chỉ bao gồm việc tính toán đơn thuần mà còn cần kiến thức về luật lao động, hợp đồng lao động và bảo mật dữ liệu nhân viên. Do đó, doanh nghiệp với nguồn lực hạn chế có xu hướng thuê ngoài tính lương thay vì đầu tư vào đội ngũ kế toán & HR toàn thời gian.

4. Dịch vụ khách hàng

Thuê ngoài tổng đài Call Center giúp doanh nghiệp có được hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ cùng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp 24/7. Trong kịch bản thuận lợi, outsource Call Center có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 30% chi phí trong khi gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nói chung.

Các yếu tố cần thiết để outsourcing thành công

Để đảm bảo chất lượng tốt nhất cũng như hạn chế rủi ro khi outsource, đây là một sột số lưu ý khi thuê ngoài bạn cần biết.

Lựa chọn mô hình thuê ngoài phù hợp

Lưu ý quan trọng đầu tiên khi outsource là lựa chọn đúng mô hình thuê ngoài vì nó ảnh hưởng đến hợp đồng cũng như chi phí và nỗ lực của doanh nghiệp cần bỏ ra. Các mô hình thuê ngoài phổ biến bao gồm:

Thuê ngoài theo dự án (Fixed-priced model): Doanh nghiệp bàn giao toàn bộ quy trình thực hiện dự án cho công ty đối tác và trả một mức chi phí cố định. Mô hình này hợp với các dự án có quy mô vừa và nhỏ, thời gian thực hiện ngắn, có yêu cầu cụ thể và không quá phức tạp.

Ví dụ: Công ty bạn cần xây dựng một website. Bạn chọn một nhà cung cấp dịch vụ outsource để thực hiện toàn bộ quy trình phát triển. Hai bên sẽ thỏa thuận trước về chi phí bạn phải trả cũng như thời hạn bàn giao và các yêu cầu về sản phẩm mà bên đối tác phải đáp ứng.

Mô hình Thời gian và Vật liệu (Time & Material model): Doanh nghiệp sẽ thuê ngoài một phần việc hoặc công đoạn trong toàn bộ dự án và thanh toán theo thời gian và nỗ lực thực tế mà bên đối tác phải bỏ ra. Mô hình này phù hợp với các dự án dài hạn nhưng chưa có yêu cầu rõ ràng và cần sự linh hoạt để điều chỉnh theo sự thay đổi/phản hồi của thị trường và khách hàng.

Ví dụ: Công ty bạn cần thực hiện marketing tổng thể cho một website. Bạn có thể thuê ngoài phần viết nội dung blog cho một agency và thanh toán chi phí dựa trên số lượng, chất lượng bài viết.

Mô hình thuê ngoài tăng nhân viên: Đây là hình thức mà doanh nghiệp thuê một số lượng nhân viên về làm việc dưới sự quản lý của công ty mình trong một khoảng thời gian cụ thể.

Ví dụ: Công ty bạn thuê một chuyên gia marketing từ nhà cung cấp về làm việc trong vòng hai tháng. Bạn trả chi phí cho nhà cung cấp và họ chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt phúc lợi của chuyên gia này.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc các mô hình thuê ngoài dựa trên vị trí địa lý để tận dụng lợi thế về giá, bao gồm:

Onshore: Thuê đối tác trong cùng một nước.
Nearshore: Thuê đối tác ở các nước lân cận.
Offshore: Thuê đối tác ở thị trường nước ngoài.

Xác định rõ các tiêu chí trước khi thuê ngoài

Một tiêu chí khác trước khi outsource là doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu của dự án, mục tiêu của việc thuê ngoài và những kỳ vọng của mình về dịch vụ mình sẽ nhận được. Ngoài ra, hai bên cần thống nhất về một kênh giao tiếp và một phương thức báo cáo công việc trước khi hợp tác. Trong trường hợp này, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) – mức độ dịch vụ mà người thuê mong đợi từ một nhà cung cấp dịch vụ – sẽ hữu ích cho cả hai bên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến yếu tố bảo mật. Hợp đồng thỏa thuận bảo mật thông tin (non-disclosure agreement) nên được thảo luận và ký kết trước khi hai bên tiến hành hợp tác.

Bắt đầu với một bài kiểm tra

Doanh nghiệp cũng có thể làm một bài kiểm tra trước khi quyết định thuê ngoài nếu chưa thực sự tin vào năng lực của nhà cung cấp. Với cách này, bạn bắt đầu dự án của mình với một phạm vi công việc nhỏ với một bộ mục tiêu rõ ràng. Kết quả của dự án này có thể là một chỉ số đánh giá năng lực và hiệu suất của đối tác, là cơ sở đi đến quyết định hợp tác giữa hai bên.

Kết Luận

Như vậy, chúng ta đã thảo luận về “Tại sao doanh nghiệp outsource?” cũng như “Những yếu tố cần có để outsource thành công”. Hy vọng bài viết đã cung cấp một cái nhìn sơ bộ để góp phần giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định thuê ngoài hợp lý hơn cũng như lựa chọn và cân bằng giữa outsourcing và insourcing tốt hơn.

Giới thiệu LQA

LQA là một công ty chuyên về dịch vụ kiểm thử và đảm bảo chất lượng phần mềm với 6 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp tùy chỉnh cho khách hàng đến từ 9 quốc gia. Liên hệ LQA ngay để được tư vấn miễn phí về dịch vụ kiểm thử phần mềm cũng như các dịch vụ IT khác!